お客様への、何気ない質問。
「この資料をお願いします。」
「ここだけ確認させてください。」
たった数行。
でも実は、担当スタッフはその数行をかなり考えて作っています。
どう書けば伝わるか。
どこまで説明すればいいか。
余計な言葉を削っても、意味が変わらないか。
何を用意してもらえば、次の仕事が止まらず進むか。
簡単に。
短く。
用件だけを伝える。
これが、無茶苦茶難しい。
経理や税務の話は、放っておくとすぐ難しくなります。
専門用語を並べる。
背景から全部説明する。
念のため、念のためと情報を足す。
結果、お客様からすると、
「結局、何を用意すればいいの？」
となる。
そして、そこで仕事が止まります。
だからこそ、問い合わせは引き算が大事です。
本当に必要な資料は何か。
確認したいことは何か。
相手にどんな行動をしてもらえば次へ進めるのか。
そこまで考えて、できるだけ簡潔に伝える。
これは、お客様の時間を奪わないためでもあります。
そして最近、改めてスタッフを見ていて思います。
僕ら税理士は、必要なことを比較的ストレートに聞けます。
申告や決算を預かっている。
最後に責任を負うのは自分。
だから、
「これは必要なのでお願いします。」
と対等に言いやすい。
でもスタッフは少し違います。
強く言いすぎれば圧になる。
遠慮しすぎれば必要な情報が取れない。
それでも、仕事を止めないために必要な資料をきちんと回収しないといけない。
その微妙な距離感の中で、
短く。
分かりやすく。
失礼なく。
でも、必要なことはきちんと聞く。
実はかなり高度な仕事です。
税理士は、気軽に
「これ聞いといて。」
と言いすぎているのかもしれません。笑
スタッフが真剣に考えて作った数行の質問。
その裏には、
お客様への配慮。
仕事を止めない責任。
そして、できるだけ負担をかけずに必要な情報を集める工夫があります。
AIやクラウドで経理が便利になっても、最後に残るのはこういう人と人とのやり取りです。
金田崇志税理士事務所 × グーチョキ会計株式会社では、資料を集めるところから、試算表や決算まで仕事が滞らず進むように、日々の小さなやり取りも大切にしています。
簡単に伝えるために、裏ではたくさん考える。
それもまた、会社を「整える」仕事の一つだと思っています。